Limited Şirketlerde Genel Kurul Toplantısı, Çağrı Usulü ve Karar Nisapları

Limited şirketlerde genel kurul, şirket hakkında önemli kararların alındığı, kurulması zorunlu olan bir organdır. Genel kurulun her faaliyet dönemini takip eden ilk 3 ay içinde (Mart ayının sonuna kadar) toplanması ve kanunda belirtilen asgari konuları görüşüp karara bağlaması gerekir. Bununla birlikte şirket hakkında önemli gelişmelerin varlığı halinde her zaman olağanüstü genel kurul toplantısı yapılması mümkündür.

Limited şirket genel kurul toplantısı, pay sahiplerinin iradelerini açıkladığı ve kanunda belirtilen haklarını kullandığı bir mecradır. Bu sebeple genel kurul toplantı usul ve esasları sıkı şekil şartlarına bağlanmıştır. Herhangi bir usulî eksiklik, genel kurul kararlarının iptali veya butlan sayılmasına sebebiyet verir.

 SK Hukuk & Danışmanlık olarak bir limited şirkete genel kurul toplantıların organize edilmesi ve süreç yönetiminde destek verilmiştir. Bu içerikte; limited şirket genel kurul türleri, çağrı usulü, adım adım toplantı süreci, karar nisapları ve uygulamada en çok merak edilen konular hakkında detaylı bilgi verilecektir.

Limited Şirket Genel Kurul Hakkında Bilinmesi Gerekenler

·       Toplantı Zamanı: Olağan genel kurul toplantıları, her faaliyet yılının sona ermesinden itibaren ilk 3 ay içinde (kural olarak Mart ayı sonuna kadar) yapılır.

·       Çağrı Süresi ve Şekli: Genel kurul çağrısı, toplantı gününden en az 2 hafta önce yapılmalıdır. Çağrı; şirket sözleşmesinde öngörülen şekilde, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde (TTSG) ilan ve iadeli taahhütlü mektup ile bildirilir.

·       Çağrısız Genel Kurul: Bütün pay sahiplerinin hazır bulunması ve hiçbirinin itiraz etmemesi halinde, çağrı usulüne uyulmaksızın da genel kurul yapılabilir ve karar alınabilir (TTK m. 616/3).

·       Olağan Karar Nisabı: Aksine şirket sözleşmesinde daha ağır bir nisap öngörülmemişse kararlar, toplantıda temsil edilen oyların salt çoğunluğu ile alınır (TTK m. 620).

·       Ağırlaştırılmış Nisaplar: Şirket sözleşmesi değişikliği, şirket merkezinin nakli veya şirket konusunun değiştirilmesi gibi kritik kararlar için esas sermayenin en az üçte ikisini temsil eden oyların ve kullanılan geçerli oyların salt çoğunluğunun bir arada bulunması şarttır (TTK m. 621).

Limited Şirket Genel Kurul Türleri Nelerdir?

Anonim şirketlerde olduğu gibi limited şirketlerde de genel kurul, olağan ve olağanüstü olarak ikiye ayrılır:

·       Olağan Genel Kurul Toplantısı: TTK m.617 uyarınca limited şirketlerde olağan genel kurul toplantısı, her faaliyet yılının sona ermesinden itibaren ilk 3 ay içinde (genellikle Mart ayı sonuna kadar) yapılması gerekir. Bu toplantıda yıllık finansal tabloların onaylanması, kâr payı dağıtımı, müdürlerin ibrası ve süresi dolan organların seçimi gibi konular görüşülür.

·       Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı: Olağanüstü genel kurul, şirket hakkında önemli gelişmelerin varlığı halinde toplanmaktadır. Örneğin; şirket organlarının kilitlenmesi, müdürlerin azli, acil sermaye artırımı veya azaltımı, şirket merkezinin nakli ya da fesih gibi haller olağanüstü toplantı yapılması için sebeptir.

Genel Kurul Çağrısı Nasıl Yapılır? (TTK m. 617)

Limited şirketlerde genel kurul toplantısına çağrısı TTK’da ve esas sözleşmede belirtilen şartları kümülatif olarak sağlanarak yapılması gerekir. Sıkı şekil şartlarına bağlanış olup, tüm pay sahiplerinin toplantıdan haberdar olmasını amaçlanmıştır. Pay defterinde kayıtlı bulunan nama yazılı pay sahiplerine ve adresini şirkete bildirmiş hamiline yazılı pay sahiplerine çağrı mektubu gönderilmesi zorunludur.

Limited şirket genel kurulu çağrı yetkisi ve görevi kural olarak müdürler kuruluna aittir.  Şirket müdürleri tarafından herhangi şekil şartına aykırı bir çağrı yapması, genel kurul toplantısının iptaline sebebiyet verir.

Genel Kurul Çağrısı Kaç Gün Önce Yapılır?

TTK m.617/2 uyarınca genel kurul toplantı çağrısı, toplantı gününden en az 2 hafta önce yapılmalıdır. 2 haftalık süreye bildirimin yapıldığı gün ile toplantı günü hesaba katılmamaktadır. Yani, toplantı çağrı davetinin pay sahibine ulaştığı gün itibariyle toplantıya en az 2 hafta kalmış olmalıdır.

TTK m.617/2 hükmünün son cümlesi şu şekildedir;

“ Şirket sözleşmesi bu süreyi uzatabilir veya on güne kadar kısaltabilir. Esas sözleşmeyle genel kurul çağrı süresi uzatılabilir ve en fazla 10 güne düşürülebilir. ''

Süresi içerisinde çağrı ilanı yapılması için pay sahibine mutlaka çağrının tebliğ edilmesine gerek yoktur. Usulüne uygun bir şekilde çağrı ilanının tebliğe çıkarılmış olması yeterlidir. Ancak, çağrının yapıldığının ispatı şirkete aittir.

Genel Kurul Toplantısına Çağrı İlanı Nasıl Yapılır?

Limited şirket genel kurul çağrısının hukuken geçerli sayılabilmesi için çağrı metninin pay defterinde kayıtlı adreslere iadeli taahhütlü mektupla bildirilmesi, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilmesi ve esas sözleşmede öngörülen özel çağrı usullerinin tamamına kümülatif olarak uyulması şarttır.

Çağrı tebligatının mail veya kep adresine gönderilme gibi yöntemlerle yapılması mümkün değildir. Adresleri bilinen pay sahiplerinin adreslerine iadeli taahhütlü mektupla gönderilmesi gerekir.

Genel Kurul Çağrı İlanında Yer Alması Gereken Zorunlu Hususlar

Pay sahiplerine gönderilen çağrı ilanında asgari olarak şu unsurların, herhangi bir tereddüde yer vermeyecek şekilde içermesi gerekir:

• Şirket Ticaret Unvanı: Unvanın çağrı mektubunda açıkça gösterilmemesi veya anlaşılamaması durumunda alınan kararlar yok hükmündedir.

• Çağrıyı Yapan Organ: Çağrının müdürler kurulu veya yetkili azınlık/mahkeme tarafından yapıldığının belirtilmesi gerekir.

• Toplantı Tarihi, Saati ve Adresi: Toplantı tarihi, saati ve adresinin açık ve net olarak belirtilmesi gerekir. Pay sahibinin toplantıya katılımını engellemek amaçlı yanlış veya eksik adres girilmesi toplanınım iptal sebebini oluşturur. Bununla birlikte toplantı tarih ve saatin pay sahiplerinin katılımına imkan verecek şekilde belirlenmelidir. Bayram gibi tatil günlerinde toplantı tarihinin belirlenmesi, pay sahiplerinin katılımını zorlaştıracağından yine bir iptal sebebi olarak karşımıza çıkar.

• Ayrıntılı Gündem: Görüşülecek maddeler net olarak yazılmalıdır. Esas sözleşme değişikliği varsa, değiştirilmesi planlanan maddelerin eski ve yeni şekilleri çağrıya eklenmelidir.

• İnceleme Adresleri (TTK m. 437): Yıllık faaliyet raporu, finansal tablolar ve denetim raporlarının genel kuruldan en az 15 gün önce şirket merkez ve şubelerinde ortakların incelemesine hazır bulundurulduğu adresi içermelidir.

Usulsüz Çağrının Hukuki Yaptırımları (Yokluk ve İptal Davası Ayrımı)

Limited şirketlerde genel kurul çağrısının usulsüz yapılması halinde, usulü eksikliğin niteliğine göre kararın yokluk veya iptali ortaya çıkar. Bu ayrımın pratikte hukuki önemi zamanaşımı süresidir. Yok niteliğindeki genel kurul kararlarında 3 aylık zamanaşımı süresi işlemez; ancak, iptal edilebilir kararlarda 3 aylık dava açma süresi vardır.

·        Kararların Yokluğu: TTK m. 416 (çağrısız genel kurul) saklı kalmak kaydıyla; TTSG ilanı hiç yapılmadan veya pay defterindeki ortaklara iadeli taahhütlü mektup gönderilmeden toplanan genel kurul kararları hukuken yok hükmündedir.

·        Kararların İptal Edilebilirliği: Çağrı süresinin 14 günden az tutulması, tebligat aksaklıkları, toplantı yer ve zamanının belirsiz tutulması veya bilgi edinme hakkı kapsamındaki raporların 15 gün önce incelemeye sunulmaması durumunda kararlar limited şirket genel kurul kararlarının iptali davasına konu edilir.

Çağrısız Genel Kurul Toplantısı (TTK m. 616/3)

Tüm şirket ortaklarının veya temsilcilerinin toplantıda hazır bulunması ve hiçbir ortağın çağrı usulüne itiraz etmemesi şartıyla; TTSG ilanı, iadeli taahhütlü mektup ve çağrı sürelerine uyulmaksızın da genel kurul yapılabilir ve karar alınabilir.

Limited Şirket Genel Kurul Çağrı İlanı Örneği

Genel Kurulda Gündeme Bağlılık İlkesi

Genel kurulda kural olarak sadece çağrı metninde ilan edilen gündem maddeleri görüşülüp karara bağlanabilir. Buna şirketler hukukunda "Gündeme Bağlılık İlkesi" denir.

Tüm ortakların toplantıda hazır bulunarak oy birliğiyle kabul etmesi hali hariç, çağrıda belirtilmeyen bir konuda genel kurulda karar alınamaz.

Gündeme bağlılık ilkesi ihlal edilerek alınan kararlar sakat hükmündedir. Çağrıda yer almayan bir maddenin sonradan oylanması durumunda, alınan karar iptal davasına konu edilebilir.

Limited Şirketlerde Genel Kurul Nasıl Yapılır?

Bir limited şirket genel kurul süreci adım adım şu şekilde ilerlemektedir:

1.     Müdürler Kurulu Çağrı Kararı: Müdürler kurulu toplanarak genel kurul tarihini, yerini ve gündem maddelerini karara bağlar.

2.     Çağrı ve İlan: Toplantı tarihinden en az 2 hafta önce TTSG ilanı ve ortaklara iadeli taahhütlü mektup gönderilir.

3.     Toplantının Yapılması: Hazırun cetveli imzalanır, gündem maddeleri görüşülür ve toplantı tutanağı düzenlenir.

4.     Karar Defterine Kayıt ve Tescil: Tutanak, Genel Kurul İptal ve Karar Defteri'ne işlenir; tescile tabi kararlar 15 gün içinde Ticaret Siciline tescil ettirilir.

Genel Kurul İçin Hangi Evraklar Gereklidir?

Bir genel kurul toplantısının tescil edilebilir olması için şu evrakların eksiksiz hazırlanması gerekir:

·       Gündem ve Çağrı Metni: Ortaklara gönderilen veya ilan edilen toplantı gündemi.

·       Hazırun Cetveli (Hazır Bulunanlar Listesi): Toplantıya katılan ortakların adını, soyadını, pay miktarını ve imzalarını içeren liste.

·       Genel Kurul Toplantı Tutanağı: Alınan kararların, oy sayıları (kabul/red) ve varsa muhalefet şerhlerinin yazıldığı ana evrak.

·       Temsil Belgeleri (Vekaletnameler): Toplantıya vekil aracılığıyla katılan ortakların onaylı vekaletnameleri.

Limited Şirketlerde Bakanlık Temsilcisi Bulundurmak Zorunlu mu?

Genel kurul toplantısının yurt dışında yapılması, esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi limited şirketler olması gibi durumlarda bakanlık temsilcisi bulunmak zorundadır. Bunun haricinde kulra olarak limited şirketlerde Bakanlık Temsilcisi (Komiser) bulundurma zorunluluğu yoktur.

Genel Kurul Tutanağını Kim İmzalar?

Genel Kurul Toplantı Tutanağı, toplantı başkanlığı, şirket müdürleri ve toplantıya katılan tüm ortaklar tarafından imzalanmaktadır.

Genel Kurul Toplantı Tutanağı Karar Defterine Yazılır mı?

Evet. Genel kurul toplantı tutanağı, Genel Kurul İptal ve Karar Defteri’ne yapıştırılarak imza altına alınır veya doğrudan deftere yazılır.

Elektronik Genel Kurul (E-GK) Uygulaması

Esas sözleşmede belirtmek şartıyla limited şirketler, Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) üzerinden toplantı yapması mümkündür. Bu durumda şirket ortakları toplantılara online olarak katılabilir ve oy kullanabilir.

Limited Şirket Genel Kurul Karar Nisapları ve Toplantı Yeter Sayısı

Limited şirket genel kurulda görüşüp oylanan kararın niteliğine göre farklı nisaplar aranmaktadır. Bu nisaplar; olağan nisap ve ağırlaştırılmış nisap olarak ikiye ayrılmaktadır. Bazı durumlarda da tüm ortakların olumlu oyu ile karar alınabilmektedir.

Genel Kurulda Hangi Kararlar Nasıl Alınır? (Olağan Nisap - TTK m. 620)

Limited şirket olağan genel kurul toplantısında, TTK m.620’de ifade edilen; yıl sonu bilançosunun onayı, kâr dağıtımı, olağan müdür seçimi ve ibra gibi konular görüşürüz.

TTK m.620 hükmü şu şekilde düzenlenmiştir;

“Kanun veya şirket sözleşmesinde aksi öngörülmediği takdirde, seçim kararları dâhil, tüm genel kurul kararları, toplantıda temsil edilen oyların salt çoğunluğu ile alınır.”

Kanunda aksine daha ağır bir nisap öngörülmemişse kararlar, toplantıda temsil edilen oyların salt çoğunluğu ile alınır. Kanunen özel bir toplantı yeter sayısı aranmaz; tek bir pay dahi temsil edilse karar alınabilir.

Ağırlaştırılmış Karar Nisapları

TTK m.621’de limited şirketler için önemli nitelikteki kararları saymış ve bu kararların alınabilmesi için aşamalı çoğunluk aramıştır: Esas sermayenin en az üçte ikisini (2/3) temsil eden oyların ve kullanılan geçerli oyların salt çoğunluğunun bulunması gerekir.

TTK m.621 uyarınca limited şirket genel kurulda en az üçte ikisini (2/3) temsil eden oyların ve kullanılan geçerli oyların salt çoğunluğunun arandığı haller şunlardır:

• Şirket sözleşmesinin değiştirilmesi ve şirket konusunun başkalaştırılması,

• Oyda imtiyazlı payların oluşturulması veya kısıtlanması,

• Sermayenin artırılması veya azaltılması,

• Şirket merkezinin nakledilmesi,

• Şirketin feshi ve tasfiyesine karar verilmesi,

• Temsil yetkisinin sınırlandırılması veya müşterek temsil (çift imza) kuralının getirilmesi.

Oy Birliği Aranan Kararlar

Limited şirket genel kurulunda aşağıdaki hallerin varlığı halinde tüm ortak tüm ortakların oy birliği ile karar alınması mümkündür:

·       Esas sözleşme değişikliği ile bir şirket ortağının çıkarılma sebebinin düzenlenmesi

·       Şirket merkezinin yurt dışına taşınması,

·       Şirket sözleşmesinde öngörülen karar ve toplantı nisaplarının daha da ağırlaştırılması veya değiştirilmesi,

·       Ortaklara yeni ek ödeme veya yan edim yükümlülüklerinin konulması ya da var olan yükümlülüklerin genişletilmesi.

Limited Şirket Genel Kurulunda Oy Hakkı ve Oydan Yoksunluk

Limited şirketlerde her pay sahibinin oy hakkı mevcuttur. Ancak, oy hakkının sınırıyla birlikte kanunen oydan yoksunluk halleri mevcuttur.

Oy Hakkı ve Hesaplanması (TTK m. 618)

Limited şirketlerde oy hakkı, kural olarak esas sermaye paylarının itibari (nominal) değerine göre hesaplanır. şirket sözleşmesinde daha yüksek bir tutar öngörülmemişse her 25 Türk Lirası bir oy hakkı verir.

Esas sözleşmeyle birden fazla paya sahip olan ortakların oy hakkı sınırlandırılabilir, ancak her ortağın ortak en az bir oy hakkına sahip olması gerekir.

Esas sözleşmede imkan tanınması halinde oy hakkının yazı olarak da kullanılması mümkündür.

Şirket sözleşmesiyle, payın parasal değerine bakılmaksızın "her esas sermaye payına bir oy hakkı" düşecek şekilde düzenleme yapılabilir. Ancak bu durumda azınlık-çoğunluk dengesini korumak adına; en küçük payın itibari değeri, diğer payların itibari değerleri toplamının onda birinden (%10) az olamaz. Ayrıca bu özel oy imtiyazı; denetçilerin seçimi, özel denetçi atanması ve sorumluluk davası açılması kararlarında uygulanamaz.

Oydan Yoksunluk Halleri (Kimler Oy Kullanamaz?) (TTK m. 619)

Oydan yoksunluk halleri, menfaat çatışmasının önlenmesi ve pay sahibinin kendi lehine oy kullanmasının önüne geçilmesi için düzenlenmiştir. TTK m.619’da düzenlenen oydan yoksunluk halleri şunlardır:

• İbra Kararlarında (Yöneticilerin Aklanması): Herhangi bir şekilde şirket yönetimine katılmış bulunanlar (müdürler), kendi ibralarına (aklanmalarına) ilişkin oylamalarda oy kullanamazlar. (Kendi payları nisap hesabına katılamaz).

• Kendi Payını İktisap: Şirketin kendi esas sermaye payını satın almasına ilişkin kararlarda, payını devreden ilgili ortak oy kullanamaz.

• Rekabet ve Bağlılık Yükümlülüğünün İhlali: Bir ortağın bağlılık yükümüne veya rekabet yasağına aykırı faaliyetlerde bulunmasına onay (izin) verilecek olan genel kurul kararlarında, hakkında karar verilecek olan ilgili ortak oy kullanamaz.

Genel Kurulda Çoğunluk Sağlanamazsa Ne Olur?

Limited şirket genel kurulunda alınacak kararın niteliğine göre aranan nisabın tespit edilmesi gerekir. Oylama öncesinde, alınacak kararın türüne göre nisap kontrolü yapılması zorunludur.

Toplantı yeter sayısı sağlanamazsa karar alınamaz ve usulüne uygun olarak ikinci toplantı yapılır. Gerekli çoğunlukların sağlanamaması durumunda hukuki süreç şu iki farklı şekilde ilerler:

·       Nisap Sağlanmadan Karar Alınması (Kararın İptali): Aranan kanuni veya sözleşmesel nisaplar oluşmadığı halde karar alınmış gibi hareket edilirse, alınan karar iptali veya butlanı söz konusu olur.

·       Sürekli Toplanamama ve Organ Eksikliği (Haklı Sebeple Fesih): Gerekli nisapların sağlanamaması nedeniyle genel kurulun sürekli toplanamaması veya karar alamaması durumunda şirkette organ eksikliğinden bahsedilir. Bu durumda limited şirketin feshi davasının açılma imkanı doğar.

Limited Şirketlerde Azınlığın Genel Kurulu Toplantıya Çağırma Hakkı

Müdürler kurulunun genel kurulu toplantıya çağırmaktan kaçındığı durumlarda, sermayenin en az %10’unu temsil eden azınlık pay sahipleri müdürlerden genel kurulun toplanmasını yazılı olarak talep edebilir.

Müdürlerin talebi reddetmesi veya 7 iş günü içinde cevap vermemesi halinde azınlık, Asliye Ticaret Mahkemesinden genel kurulu çağırma izni isteyebilir. Dava şartları ve mahkeme izni süreçleri hakkında anonim şirketlerde azınlığın genel kurulu toplantıya çağırması rehberimizdeki esaslar kıyasen limited şirketler için de uygulanır.

Limited Şirketlerde Genel Kurul Yapılmazsa Ne Olur?

Özellikle aile şirketlerinde genel kurul yapılmaksızın şirket faaliyetlerinin yürütülmesi sıklıkla yaşanılan bir durumdur. Ancak bu durum, çoğunluğu elinde bulunduran ortakların kararları tek taraflı almasına yol açarak azınlıkta kalan pay sahiplerinin bilgi alma, denetim ve kâr payı gibi en temel ortaklık haklarının ihlal edilmesine sebebiyet verir.

Öncelikle genel kurulu toplantıya çağırma sorumluluğu müdürlere aittir. . Müdürlerin kanuni görevini ihlal etmesi nedeniyle ortaklar mahkemeden genel kurulun toplanmasını talep edebilir. Ayrıca genel kurul yapılmadığı için onaylanmayan bilançolar ve dağıtılmayan kâr payları nedeniyle limited şirket müdürlerinin sorumluluğu kapsamında tazminat davaları açılabilir.

Genel kurulun uzun süre toplanamaması veya ortaklar arasındaki uyuşmazlıklar nedeniyle karar nisaplarına ulaşılamaması durumda şirkette organ eksikliğini doğurur. Bu durumda TTK m.636/2 hükmü şu şekilde düzenlenmiştir;

“Uzun süreden beri şirketin kanunen gerekli organlarından biri mevcut değilse veya genel kurul toplanamıyorsa, ortaklardan veya şirket alacaklılarından birinin şirketin feshini istemesi üzerine şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesi, müdürleri dinleyerek şirketin, durumunu Kanuna uygun hâle getirmesi için bir süre belirler, buna rağmen durum düzeltilmezse, şirketin feshine karar verir.”

TTK m.636/2 hükmü, uzun süre genel kurulun toplanmaması şirketin feshine haklı sebep saymıştır. Genel kurul toplanmaması sebebiyle haklarını ihlal edilen ortaklar mahkeme başvurarak şirketin feshini talep edebilir. Limited şirketin feshi davası hakkında daha fazla bilgi için “Limited Şirketlerde Haklı Nedenle Fesih Davası” adlı içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Sonuç

Limited şirketlerde genel kurul toplantısı sıkı şekil şartlarına tabi tutulmuştur. Herhangi bir usulü eksiklik toplantıda alınan kararların  iptali veya yokluğu riskini doğurarak şirket faaliyetlerini duraksatabilir ve yönetim kilitlenmelerine yol açabilir.

Özellikle aile şirketlerinde ve eşit paylı ortaklıklarda; genel kurul toplantı süreçlerinin eksiksiz kurgulanması, karar defterlerinin hukuka uygun düzenlenmesi, haksız fesih risklerinin önüne geçilmesi ve doğabilecek uyuşmazlıklarda telafisi imkansız hak kayıplarının önlenmesi adına tüm sürecin alanında uzman bir limited şirket avukatı destek alınması tavsiye edilir.